邮件已老,您需要Grouk

电子邮件诞生于上世纪70年代,普及于PC互联网时代,成为互联网通信的基础工具。之后各种新的互联网服务,无论IM,还是SNS,都在逐渐蚕食电子邮件的通信市场。至今个人邮件基本已经被IM替代,但邮件依然广泛存在于公司等团体中,为什么还没被代替呢?

笔者认为邮件在公司和团队中扮演的以下角色:

  1. 员工身份标志 基本员工入职和离职是以开通和关闭企业邮件为标志
  2. 内部系统身份认证 这个和前一个角色是相关的
  3. 内部系统应用的通知渠道
  4. 内部通信工具 分配任务,方案讨论,文件传递 等等
  5. 企业通讯录维护

当前号称各种"Email Killer"的应用基本都是从后三个角色入手的,要么是替代了邮件的任务分配功能(如:以Asana为代表的任务管理SaaS服务),要么替代了邮件的文件传递功能(比如企业网盘等)。而内部应用的通知渠道则逐渐被以Hipchat,Slack为代表的集成服务替代,内部通信工具则被面向个人的群组类IM(微信,QQ),以及Hipchat,Slack为代表的团队IRC聊天服务替代。

但我们认为以上替代方案都有各自的缺点,于是Grouk实现了和邮件的无缝集成。我们不替代邮件,我们让您的邮件和Grouk无缝集成,既可以保留邮件的优点,也可以享受IM的便捷。

  1. 邮件在提醒上的缺陷
    邮件的提醒机制是通过客户端的过滤规则实现,对普通用户来说操作比较复杂,并且一旦从收件箱过滤掉,可能又导致遗漏重要消息。比如笔者在以前公司的邮件过滤规则:这个缺陷到移动时代更加明显。而在Grouk中内部应用的通知集成到群组中,可以灵活设置提醒规则(比如“提到我的”才提醒),即可避免干扰又保证不遗漏重要消息,还可以即时讨论。这也是Slack等集成服务逐渐替代邮件的内部通知功能的重要原因之一。

  2. 传统IM在回复消息和话题讨论上的缺陷
    邮件的回复机制带来的便利有:

    • 针对某一话题反复深入探讨,而不必担心被其他消息湮没。
    • 定时处理和回复消息。

    而这个两个优点在IM上都遗失了,IM本身的特性要求即时响应,如果响应不及时,消息被湮没,上下文丢失,导致回复的内容他人看不懂。于是工作中的IM经常成了一种负担,于是有人开始觉得重要的事情还是要通过邮件来讨论。

    在Grouk,我们通过消息的回复机制,保留了以上邮件优点。详情参看Grouk消息回复和讨论主题

  3. 传统IM在消息存档和检索上的缺陷
    以Gmail为代表的新一代邮箱系统提实现了消息的永久存档以及检索。笔者有个习惯是将自己所有的工作邮件都转发到Gmail中保存一份(ps:所以自从去年笔者的15G空间已经被用完了,只好购买付费服务),一次一位知道我这个习惯的老同事还通过我帮他找到了一封几年前的邮件。而自从大家沟通转移到个人IM上后,邮件的这个优势也丢失了。而Grouk提供了消息和附件的永久存储和检索功能,让你任何时候都可以检索并重现当时的聊天场景。详情参看Grouk搜索

  4. IM在消息附件支持上的缺陷
    IM的文件和消息是分离的,并且多个文件是多个消息,无法像邮件一样同一个消息携带多个文件。这导致了许多不便,多个文件一般需要压缩为一个文件,同时也不利于检索。而Grouk中,消息和附件沿用了邮件的机制,同一个消息可以携带多个附件。

  5. 传统IM和邮件的割裂
    传统IM和邮件是独立的系统,沟通要么通过IM,要么通过邮件。如果部分成员习惯用IM,部分成员习惯用邮件,就造成了割裂。而Grouk通过和邮件的集成,弥合了二者的鸿沟,让IM可以和邮件互通。Grouk的邮件相关功能:

    • Grouk的账号系统是和邮件一一映射的。我们认为在很长一段时间内,邮件依然要承担团队成员的标志的角色。这样您可以通过邮件快速查找到同事。
    • 每个用户和群组会分配一个Grouk邮箱,可以通过发邮件给该邮箱实现发消息到Grouk。
    • 用户可以转发邮件到自己的Grouk邮箱,从而在Grouk中接受和回复邮件
    • 用户可以将消息通过邮箱转发出去。
    • Grouk会定时通过邮件发送未读消息给被邮件邀请但尚未加入Grouk的用户。该用户可以直接通过回复邮件参与讨论,而不需要登陆Grouk。参看邮件提醒

    这样,用户既可以将Grouk作为邮件客户端使用,也可以将邮件客户端作为Grouk的一种特殊客户端使用。

所以我们说邮件已老,您需要Grouk来帮您在移动时代更优雅的处理邮件,需要Grouk来弥合邮件和IM的鸿沟,让您的团队沟通更有效率。