传递共识是提高团队沟通效率的关键

科学定律其实就是一种数据压缩,而理论物理学家就像是一个非常聪明的编码算法。--- 詹姆斯·格雷克《信息简史》

信息简史中的这句话揭示了这样一个道理,信息越抽象传递效率越高,比如你要传递圆周率这个信息给对方,如果对方有基础的数学教育,你只需要传递π,否则你就需要传递一长段数字或者给个计算公式,还要解释什么是圆周率。同时这个例子也揭示了另外一个道理,信息传递的效率受发送和接受方的共识影响,共识越多效率越高,π在这里就是双方的共识。

团队沟通的道理也是一样的,可以说团队形成的过程就是达成共识的过程,传递共识是提高团队沟通效率的关键。

回忆下您是否遇到过以下场景?

  1. 被进一个项目讨论群,原来群中的人争论的热火朝天,但你却不知所云,因为争论的人以为所有人都了解过项目背景,而你却不知道上下文。
  2. 作为新人参加技术架构讨论,老鸟们张口就是zxc系统和qwe系统应该如何交互,asd机房和bnm机房如何部署,你听的云里雾里,但又不好意思张口问。

上面的例子是说明了如果团队中已经形成的共识(比如各种内部“黑话”)传递不到位,就会影响沟通,影响新成员融入团队。

当前团队中维护共识的手段主要有:

  1. 系统整理的文档,wiki等。这种手段的好处是有体系(维护的好的话),便于系统了解。但缺点也很明显,更新成本高,知识往往比较陈旧,还可能是错的,也不一定全面。
  2. 新人的培训等 这种方式的好处是能快速让新人了解团队基本知识,缺点是实施成本比较高,阶段性有效。

然而有没有更轻量便捷的方式达到这个目的呢?我们知道,共识都是通过沟通达成的,那我们为什么不将沟通过程记录下,允许检索和回放呢?虽然我们无法让时光回退重播,但我们可以通过沟通工具来实现。

Grouk通过以下功能来方便您将聊天作为团队的动态知识库:

  1. 所有聊天的消息都云端保存,随时翻阅检索,并可以重现当时的聊天场景。同时提供了强大的搜索过滤功能。
  2. 新加入群组的成员可以浏览和检索该群组的历史消息。
  3. 消息支持话题标签,这样可以逐渐在团队中形成整理和归类消息的习惯。
  4. Grouk的消息回复功能可以在群聊内形成BBS式的主题讨论,方便浏览查阅,聊天消息不只是碎片化信息。

设想下,项目讨论中途加入,翻阅旧的历史记录,是否可以很快理解上下文呢?一个新同学加入团队,翻阅团队内的以前的聊天场景,看看各阶段的讨论主题,是否会更容易融入团队呢?当讨论中冒出个“黑话”,搜索下该词,看看最原始出处是什么时候,是不是就很容易明白呢?

Grouk替代不了wiki,也替代不了培训,但Grouk可以成为您团队的动态知识库,成为您团队的活历史,帮助你传递共识。